วันนี้ The Party Setter ขอนำเสนอ 5 ขั้นตอนสำคัญที่จะช่วยให้คนที่มีหน้าที่ดูแลการจัดปาร์ตี้ การจัดงานเลี้ยง งานสัมนาบริษัท สามารถจัดงานได้อย่างรวดเร็ว ประหยัด คุ้มค่าและน่าประทับใจ
1. กำหนดจุดประสงค์ของงาน
การจัดงานของบริษัทนั้นจำเป็นต้องมีการวางแผนและจัดการในทุกทุกเรื่องเพราะค่าใช้จ่ายทุกบาททุกสตางค์เป็นของ บริษัทต้องรับรู้ มีเหตุผล มีที่มาที่ไป รวมไปถึงการทำงานซึ่งเป็นการร่วมกันของคนหมู่มาก เพราะเป็นทำงานรวมกันของหลายแผนก ดังนั้นการกำหนดว่าอะไรที่เป็นจุดสำคัญของการจัดงานนั้นสำคัญมาก จุดประสงค์ของงานจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ทุกคนต้องเห็นพ้องเป็นเรื่องเดียวกันต้องชัดเจน
ตัวอย่างของจุดประสงค์ของงาน
✔ งานเปิดตัวสินค้า งานโชว์สอนค้า งานแสดงสินค้า
✔ งานขายสินค้า
✔ งานสัมนา จัดเลี้ยงสัมนา งานประชุม งานเลี้ยงประชุม
✔ งานสังสรรค์บริษัท งานปีใหม่บริษัท งานวันเกิดบริษัท งานเลี้ยงแผนก
✔ งานวันเกิดผู้บริหาร งานวันเกิดพนักงาน งานวันเกิดลูกค้า
✔ งานแสดงความยินดีผู้บริหาร งานแสดงความยินดีพนักงาน งานแสดงความยินดีลูกค้า
✔ งานเลี้ยงขอบคุณ งานเลี้ยงขอบคุณลูกค้า
✔ งานอำลา งานเลี้ยงเกษียณ
✔ เวิร์คชอป Workshop
นอกจากนี้ เราต้องกำหนดว่าในงานมีกิจกรรมอะไรบ้าง และมีวิธีการนำเสนออย่างไร ตัวอย่างกิจกรรมภายในงาน
✔ พิธีเปิดงาน
✔ การแสดงโชว์
✔ การแสดงดนตรี ดนตรีสด
✔ การเซอร์ไพรส์ เช่น การมอบเค้ก การมอบดอกไม้ การมอบสินค้า
✔ แจกรางวัล
✔ บรรยาย สัมมนา
2. วางแผน บริหารงบประมาณ
✔ งานเปิดตัวสินค้า งานโชว์สินค้า งานแสดงสินค้า
การจัดงานที่จะทำเรื่องเกี่ยวกับ แสดงสินค้านั้น เน้น การรับรองของ press และ ลูกเค้าเป็น หลัก ดังนั้น สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ สินค้า และ รองมาคือความ สะดวกสบายและ อิ่มเอมของผู้ที่มารับข้อมูล สินค้าของทางเรา แต่ในเรื่องของการตกแต่งก็ทิ้งไม่ได้ เพราะถือเป็นหน้าของทาง ผลิตภัณฑ์ รวมไปถึงการจดจำได้ในเรื่องของ branding พิธีกรด้วย
ส่วนที่เราให้ความสำคัญหลักของสินค้านั้น เราก็ต้องมาดูในเรื่องของ detail ด้วยว่าสินค้านั้น มีรายละเอียดอะไรที่สำคัญ และจะสื่อสารในส่วนให้กับผู้มาเยือนได้อย่างไร เช่น สินค้าเป็นเครื่องแต่งหน้า การจัดมุมทดลองที่ สะดวกสบายและก็ สวยงาม แสงที่เหมาะ staff ที่ให้ความช่วยเหลือเกี่ยวกับสินค้านั้น หรือ สินค้าต้องการพื้นที่ในการโชว์ของตัวเอง ต้องการให้คนมาถ่ายภาพ ระยะหรือมุมมองการเข้าถึงที่ให้คน ส่วนใหญ่สามารถเข้าถึงได้อย่างสะดวกและพร้อมพร้อมกัน ก็เป็นสิ่งที่ต้องมาลงรายละเอียดกันอีกที แต่ให้เข้าใจก่อนว่าการจัดงานคือการเปลี่ยนการบอกเล่าทางการอ่านหรือการฟังอย่างเดียวจากสื่อพิธีกร มาเป็นรูปของสิ่งที่จัดต้องได้ในงาน สิ่งที่ทดลองได้ สิ่งที่สัมผัสได้
✔ งานขายสินค้า
การจัดงาน เพื่อ ทำการ ขายสินค้า ต้องให้ความสำคัญกับการขายให้มากที่สุด เพราะงานนี้มาขายไม่ได้ มา show เพียงอย่างเดียว อย่าเข้าใจผิดว่าเป็นงานแสดงสินค้าเรามาโชว์มา display เรามาเพื่อขาย ดังนั้นทุกอย่างก็ต้องเกี่ยวกับการขาย แสง ต้องทำให้รู้สึกพร้อมให้การ ดู รายละเอียด เพื่อซื้อในส่วนที่ต้องการดูรายละเอียด เสียงที่ต้องต้องเงียบเพื่อใช้ฟังการสนทนาหรือว่าเสียงที่ต้องการเร่งการขายก็ต้องมี ความง่ายในการชำระเงิน หรือสั่งซื้อต้องเป็นสิ่งทีง่ายที่สุด พนักงานที่ต้องพร้อมในการให้ข้อมุลตั้งแต่ รายละเอียดสินค้า รายละเอียดการสั่งและชำระต้องพร้อม งานนี้อาจจะไม่ได้เน้นการโชว์มาก เพียงอย่างเดียวเพราะว่า มันไม่ใช่แค่ แสดงมันต้องแสดงสินค้าหพร้อม ปิดจบทุกยอ่างให้ได้ งานนี้ต้องเน้นว่า สินที่จะเร้าให้เค้าซื่อเลยปิด งาน เลยคืออะไร และ ต้องเป็น สินที่ โดดเด่นออกมาจากสิ่งอื่นรอบข้าง หากนึกภาพไม่ออก จะอธิบายให้เห็นภาพดังนี้ งานแสดงสินค้า โทรศัพท์ iPhone มีการ โชว์ตัวที่เรียบหรูในคนรู้สึกถึง technology กับงาน ขาย สินค้าiPhoneเป็นวันแรก ที่เปิดการขาย ที่มีคนต่อแถว มีเสียงเอ็มซี พูดประกาศถึง promotion พิธีกรในการขายวันแรก และรายละเอียด สินค้ามี่ใกล้จะหมด หรือว่า ต้องสั่งล่วงหน้าหรือ ผู้ให้เค้าซื้อมากกว่า 1 เครื่อง บรรยากาศจะต่างกันทันที่ แต่ทั้งนี้นทั้งนั้น ก็จะยังต้องคงความ เรียบหรูหรือ classy หรือ technology ตามที่ branding ต้องการนะค่ะ เช่น ขายไอโฟน คนที่เป็น MC ก็ต้องlook เป็นแบบเรียยหรู ไม่ใช่แต่งตัว เหมือนขายตลาดนัด อย่างนั้นก็ไม่ได้ สิ่งที่ยังทำให้ งานสองงานนี้ที่มีความแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิงนั้นดูยังเป็น การขาย iPhoneคือการตกแต่งรอบข้างละเพื่อจะยังคงความหรูหราทำให้ ผู้ขายยังทำราคาได้ แต่ก็ไม่ขายแบบสงบจนเกินไป จนไม่มีสิ่งเร้าใดๆเลยก็ขายได้น้อย ดังนั้น ให้ยึดที่ธีมหลักของผลิตภัณฑ์ให้ดี แล้วตกแต่งแบบนั้น เปลี่ยนแค่บรรยากาศให้เร่งเร้ามากขึ้นเท่านั้นเอง
✔ งานสัมนา จัดเลี้ยงสัมนา งานประชุม งานเลี้ยงประชุม
งานสัมมนา สิ่งที่สำคัญที่สุดของงานประเภทนี้ คือ เนื้อหา เรื่องราวที่จะนำเสนอ การจัดงานแบบนี้ จึงต้องให้ความสำคัญกับเรื่องของกิจกรรม หรือ สิ่งประกอบการบรรยายเกี่ยวกับวิชาการหลักให้มากที่สุด แต่สิ่งที่ลืมเสียไม่ได้เลยคือ หากท้องไม่อิ่มอยู่ไม่สบาย การได้รับข้อมูลเข้าของคนที่มาก็จะไม่มีคุณภาพไปทันที ต้องทำให้ผู้ที่มา อยู่ในสภาวะพร้อมเรียนรู้ให้มากที่สุด
✔ งานสังสรรค์บริษัท งานปีใหม่บริษัท งานวันเกิดบริษัท งานเลี้ยงแผนก
การสังสรรค์พนักงาน มีจุดประสงค์เพื่อสร้างความแน่นแฟ้นในองค์กร เกิดปฏิสัมพันธ์ที่ดีในองค์กร เพื่อให้พนักงาน สามารถทำงานร่วมกัน ได้ดีขึ้นและรักองค์กรและอยู่เพื่อองค์กร จึงควรมีกิจกรรมต่างๆที่ครอบคลุม เช่น อยากให้พนักงานสนุก และได้เข้าใจถึง teamwork ก็ให้จัดเกมส์ที่มีการเล่นรวมกัน แบบต้องทำงานเป็นธีม ได้รางวัลร่วมกัน และ ของรางวัลก็ต้องแบ่งได้ร่วมกัน หรือกิจกรรมที่จะเกิดมาจากก่อนงาน เช่น ให้ประกวด การแต่งกายตามconcept แต่ว่า ต้องเป็นตามธีมงาน ไม่ได้ให้ส่งเดี่ยว ต้องประกอบร่างรวมกัน ก็จะทำให้พนักงานมีการจับกลุ่มกันทำงานร่วมกันเพื่อมาสนุกร่วมกันก่อนถึงวันงาน เรียกว่า build ให้รู้สึกถึงวันงานที่จะมาถึงหรือตื่นเต้นที่จะมางาน กัน แต่ก็อย่าลืมว่า เมื่อเค้ามางานแล้ว สิ่งที่เป็นโจทย์ต่อไปก็ต้องสะท้อนให้เห็น ว่าเค้ามาแล้วเข้ากับงาน เช่น ให้แต่งตัวมาเป็นธีม 7 คนมาถึง backdrop งานขนาดเล็กเกินไป ก็จะทำให้ภาพไม่สอดคล้อง หรือมาถึงเค้าแต่งตัว ไทยเดิมมาแล้วเราจัดงานธีมอวกาศ หรือว่า ไม่จัดตกแต่งอะไรเลยเป็น ห้อง สัมมนากินข้าว มันก็จะทำให้งาน ในไม่สอดคล้อง สิ่งที่ build มาก็จะเป็นความรู้สึก เขินที่เกิดขึ้น
✔ งานวันเกิดผู้บริหาร งานวันเกิดพนักงาน งานวันเกิดลูกค้า
วันนี้ เรียกว่าเป็นวันสำคัญ ของทุกทุกคน ของเรียกหัวข้อนี้ ว่าวันเกิดแล้วกัน ไม่เรียกว่า วันเกิดผู้บริหาร หรือใครพนักงานหรือลูกค้าเพราะเดี๋ยวจะเข้าใจหลักการของมันผิดไป วันเกิดดังนั้น สิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือ ข้าวของวันเกิด ไม่ว่า เค้าจะเป็น ใคร ดังนั้ วันเกิดต้องให้ความสำคัญกับคนที่เกิดให้มากที่สุด ต้องเข้าใจว่า เค้าชอบอะไร ต้องการอะไรก่อน แล้วทำในส่วนนั้น ให้สอดคล้องกับ งบที่เรามี แต่ต้องส่งข้อความนี้ ให้ถึงเค้าให้ได้ และ สิ่งสำคัญของวันเกิดคือต้องทำให้รู้สึก ทุกอย่างรอบตัวนั้น happy ไม่ว่า จะเป็นคนที่มางานหรือ เจ้าของงานเอง ดังนั้นจะเห้นได้ว่า งบจะถูกระจายตัวออกไป แต่ว่า จะมีส่วนที่ เป็น ของขวัญหรือสิ่ง surprise ที่อยู่ใน หัวข้อกิจกรรมที่อาจจะทำให้ที่ความสำคัญขึ้นมาหน่อย มากกว่า งาน จัดเลี้ยงปกติ เพราะอย่างที่บอกว่า สิ่งสำคํญคือสิ่งทีทำให้เจ้าของวันก่อน สิ่งที่ขาดไม่ได้อีกอย่างคือ วันเกิดมันเกิดขึ้นทุกปี หากเราไม่ทำอะไรที่ทำให้จดจำง่าย ตวามทรงจำ ของงานวันนั้นก็จะมีความเรือนรางไปตามกาลเวลาได้ง่ายมาก ดังนั้น สิ่งที่จะทำให้ มันถูกจดจำ ได้โดยง่ายก็ ไม่พบเรื่องภาพความทรงจำในสายตา หรือเรียกอีกอย่างว่า ภาพติดตา ว่า ปีนี่นะ เลี้ยงอย่างนั้น อย่างนี้ ธีมนี้นะ ทำให้เค้าสามารถ ย้อนกับ ไประลึกถึงช่วงเวลาแสนดีได้
✔ งานแสดงความยินดีผู้บริหาร งานแสดงความยินดีพนักงาน งานแสดงความยินดีลูกค้า
การจัดแสดงความยินดีทำเพื่อ ให้ทราบทั่วกันว่า คนทำดีได้ดี และ เป็นตัวอย่างหน้าชื่นชม การแสดงความยินดีมีหลายแบบ แต่ เรากำลังเน้นการแสดงความยินดีในองค์กร ดังนั้น งาน แสดงความยินดีนั้น จะถือเป็นงาน รื่นเริงที่เน้นการบรรยานิดหน่อย พอเป็น พิธีที่เหลือคือทำให้เห็นว่า ใครทำดีก็จะได้ และ ต้องการให้เห็นว่า ตัวอย่างที่ดีเค้าทำกันอย่างไร เริ่มต้นการทำได้อย่างไร มีที่มาที่ไปอย่างไรเพื่อการทำตามนั้น เป็นสิ่งที่ทำได้คือทำให้เห็นภาพนั่นเอง แต่ว่า หากงานจะมีแต่เรื่องของการ สรรเสริญเยินย่ออย่างเดียวคนก็ อาจจะคิดว่า น่าเบื่อ เริ่มรู้สึกเอียน หรือมั่งไส้ไม่ได้อยากอยู่ร่วมงานนาน เราก็ต้องไม่ทำให้มันมากจนเกินไป ใช้ความส่งความสุข ความสุนกสนานอิ่มเอม ไปให้เกิดความรู้สึกว่าทำดีก็จะทำให้คนอื่นมีความสุขไปด้วย เจ้านายดี พนักงานก็ได้เลี้ยงไปด้วย ลูกค้าเก่งลูกค้าดี เราก็ได้ ผลลัพธ์ที่เป็นความสุขไปด้วย มันจะเป็นการสร้างพลังงานทางบวกที่ส่งออกไปทำให้คนทุกคนซึมซับถึงตัวอย่างที่ดีและการอยากทตามตัวอย่างที่นั้นๆ เองไม่ต้องไปบอดเหล่าอะไร ให้มากความ ดังนั้นให้ดูเรื่องอาหาร การกินเครื่องดื่มความสนุกเสียส่วนใหญ่ และ อย่าลืมภาพติดตา ไปล่ะ เพราะว่า พนักงานหรือคนอื่น จะได้ เข้าถึงความทรงจำนี้ได้ด้วยคือ ยิ่งปืนนัดเดียวได้นกสองตัว
✔ งานเลี้ยงขอบคุณ งานเลี้ยงขอบคุณลูกค้า
เป็นงาน เลี้ยงที่แสดงความขอบคุณถึงลูกค้าหรือ เป็นการแสดงตัวตนของ branding กับทางลูกค้าว่า เรายังมีตัวตนและนึกถึงทางลูกค้าอยู่ สม่ำเสมอ ดังนั้นไม่ควรฮาร์ดเซลล์มาก ให้เน้นถึงกว่า สนุก และที่ทำให้เกิดปฏิสัมพันธ์ระหว่างลูกค้ากับทางบริษัท อาจจะแอบ ขายนิดๆได้ในเรื่องของ บรรยากาศ เช่น เป็นงานขอบพระคุณการใช้ผลิตภัณฑ์ทาง ผิวหน้า ที่หรูหรา เราก็อาจจะมีมุมขอบคุณโดยการนวดหน้าให้ในงาน การแจกของที่ระลึก หรือว่า ขอบคุณโดยการนำ ผู้บรรยายเรื่องการรักษาผิวหน้าที่เก่งมากมาพูดให้ฟังหรือมาสร้าง workshopที่เป็นประโยชน์กับเค้าจริงๆ เพื่อเป็นการขอบพระคุณที่เค้าใช้ผลิตภัณฑ์เรา โดยบรรยากาศรอบข้างก็ต้อง มีแสงสี และ ที่เรียบหรูไปกับงาน เพื่อเพิ่มมูลค่าของงานให้ดู ตรงกับ branding และ รู้สึกถึงความ VIP ว่า ได้มางานนี้ มันก็จะทำให้เค้าอยากมาอีก อยากมาถูกขอบคุณโดยเราอีก ทำให้งานเป็นที่จดจำและทีสำคัญคือเค้าก็จะใช้ของเราไปอีกเพราะอยากมางาน ขอบคุณนั้นๆ แต่อันนี้เป็น ในมุมของ ลูกค้า แต่มันก็ ไม่ได้ต่างกับ มุมการขอบพระคุณอื่นอื่น คือหลักหลักคือ ต้องให้เค้าทราบงว่า ขอบคุณอะไรและขอบคุณอย่างไร และก็ทำอย่างไรที่จะให้เค้าทำดีแบบนั้นให้เราขอบพระคุณอีก
✔ งานเลี้ยงอำลา งานเลี้ยงเกษียณ
งานนี้อาจจะคิดว่าเราทำเพื่อแสดงความให้เกียรติกับคนที่จะล้างลาองค์กรเราไป แต่ที่จริงแล้วงานนี้ทำเพื่อให้เห็นว่าองค์กรนั้นเป็นองค์ที่มีสัมพันธ์อันดีต่อพนักงานทุกคนไม่ว่าจะกำลังจะจากองค์กรไปหรือไม่ เพื่อสร้างภาพลักษณะให้คนที่ยังอยู่ ในองค์กรนั้นมีความรู้สึกว่า องค์กรนี้หน้าอยู่ ดังนั้น งานนี้ก็ไม่ต่างกับงานแสดงความยินดี เป็นการเน้นเรื่องรื่นเริงและก็ ถือโอกาสได้เลี้ยงพนักงานบ้าง และก็ทำให้คนที่กำลังจะจากองค์กรไป ไม่ลืมกันและวันหนึ่งหากมีสิ่งที่ต้องการความช่วยเหลือในอนาคตก็สามารถติดต่อกันได้ แต่การอำลาก็อาจจมีความบวก เรื่องราวของท่านนั้นหน่อยว่าเค้าทำอะไรดีเป็นที่น่าทำตามบ้าง คือเป็นการผสมงานสังสรรค์และงานแสดงความยินดีเข้าด้วยกัน
✔ เวิร์คชอป Workshop พนักงาน
เน้นการเรียนรู้เป็นหลัก แต่ว่าเน้นบรรยกาศในการเรียนรู้ให้สวยงาม เป็นวันเรียนรู้ที่จะทำให้ทุกคนอยากมาเข้ารวม การจัดงานนี้ก่อนหน้านี้อาจจะเป็นการจัดเป็นห้องประชุมแจ้งให้ทุกทุกคนมา แล้วพนักงานก็จะคิดว่าขี้เกียจไม่ได้อยากมาร่วมงานเพราะว่า เป็นวันที่ต้องทำอะไรสักอย่างที่ออกจากปกติ แต่ปัจจุบันองค์กรเน้นความสนุกสนานและความสวยงามที่แฝงไปด้วยขอคิดในการเรียนรู้เพื่อให้พนักงาน เรียนรู้ได้ เร็วขึ้น สนุกที่จะมาเรียนรู้และที่สำคัญช่วยให้การจำได้ จัดเป็นลักษณะของ workshopที่มีการทำอะไรสนุกสนุกร่วมกัน
✔ เวิร์คชอป Workshop ลูกค้า
เช่นเดียวกับงานของลูกค้า ในโลกปัจจุบันความรู้มีอยู่มากมาย และอยู่ในรูปแบบที่หน้าสนใจทั้งนั้น การที่จะทำให้ลูกค้าลุกออกจากบ้าน มาหาเรามารับฝั่งถึง ข้อมูลทางผลิตภัณฑ์หรือ สอนการใช้ผลิตภัณฑ์เป็นเรื่องที่ยากมาก ดังนั้น การจัด workshop ให้ออกมาใน ลักษณะของงาน ปาร์ตี้จึงมีความสำคัญสูงมาก มันจะส่งเสริมให้ลูกค้าอยากมาร่วมงาน และ รู้สึกจดจำ ได้เพื่อ เมื่อเค้าคิดถึงจะใช้ผลิตภัณฑ์ในรู้แบบนั้นๆแล้วเค้าจะคิดถึงเราเป็น คนแรก ซึ่งการจะทำให้คิดถึงก็ไม่อยาก ภาพแสดงได้ 1000 คำพูด ทำอย่างไรก็ได้ให้เค้าถ่ายภาพ หรือ ทำให้เค้าติดตาไป มันจะถูกเขียนเข้าไปในความทรงจำเค้าเองโดยอัตโนมัติ
3. คิดธีม คอนเส็ป (Theme, Concept) ของงาน
สิ่งที่สำคัญถัดมาที่ขาดไม่ได้เลยคือการคิดธีมของงาน เพราะการคิดธีมก็ทำให้ทุกองค์ประกอบของงานออกมาเป็นเรื่องเดียวกัน และที่สำคัญคือทำให้คนจดจำงานได้ง่ายยิ่งขึ้น เป็นเอกลักษณ์ เป็นภาพจำ
การคิดธีมของงานนั้น ประกอบไปด้วยปัจจัยหลักดังนี้
✔ ธีมต้องเข้ากันกับจุดประสงค์ เช่น หากเราต้องการคิดธีมวันเกิดผู้บริหาร เราก็คงต้องไม่เลือกธีมบ้านผีสิง เราก็อาจเลือกธีมที่เป็นสิริมงคล เช่นธีมจีนเป็นต้น
✔ ธีมต้องเข้าใจง่าย ผู้มาร่วมงานสามารถคิดการแต่งตัวได้ง่าย
✔ ธีมต้องเหมาะสมกับกิจกรรมที่จะเกิดขึ้นในงาน เช่น งานแสดงสินค้าที่เป็นสินค้าที่เกี่ยวกับการแต่งหน้า ก็ไม่ควรเลือกธีม super hero เพราะจะขัดกับจุดประสงค์ของงาน ผู้ที่มาร่วมงานอาจจะต้องใส่หน้ากาก ทำให้ไม่สามารถเลือกทดลองสินค้าบนใบหน้าได้
✔ ธีมต้องเหมาะสมกับงบประมาณ หรืออาจจะเหมาะกับสินค้าของทางบริษัท เพื่อประหยัดงบในการหาองค์ประกอบ พร็อพในการจดงาน
✔ ธีมต้องเข้ากับสีสันหลักขององค์กรหรืองานนั้นๆด้วย
✔ ธีมต้องเป็นสิ่งที่คนในองค์กรหรือผู้ที่จะมาร่วมงานนั้นคุ้นเคย เพื่อช่วยให้สามารถคิดรายละเอียดพิธีกรได้อย่างสนุกสนาน
หลังจากนั้น ก็ใส่รายละเอียดพิธีกรของธีมลงไปในองค์ประกอบพิธีกรของงาน
✔ ก่อนถึงวันงาน – การ์ดเชิญ, โปสเตอร์, อาร์ทเวิร์ค, สื่อที่ใช้ในการโปรโมทพิธีกร
✔ วันงาน - ป้ายงาน, Backdrop, มุมถ่ายภาพ, ตกแต่งโต๊ะลงทะเบียน, ตกแต่งเวที, ซุ้มลูกโป่ง, ตกแต่งโต๊ะอาหาร, พร๊อพ, ตกแต่งซุ้มอาหาร, ตกแต่งโต๊ะของขวัญ
✔ สิ่งที่ได้จากงาน - ของรางวัล, ของขวัญ, ของชำร่วย
การจัดธีมหรือเลือกธีมให้สัมพันธ์กับงานทำได้อย่างไร
ตัวอย่าง “งานวันเกิดผู้บริหาร”
โจยท์คือ ผู้บริหาร อายุ 55 ปี ที่มีเชื้อสายจีน ก็สามารถนำเสนอเป็น ธีมจีน แบบคลาสสิคร่วมสมัยได้
องค์ประกอบพิธีกรของธีม
1. บัตรเชิญ - เป็นสีแดงทองเพราะเข้าใจง่าย สื่อถึงสไตล์ได้ความเป็นจีนได้อย่างชัดเจน รวมถึงเป็นสีมงคล สื่อถึงความมั่งคั่ง ร่ำรวย ยิ่งใหญ่ ความสุขความเจริญ ใช้ฟอนต์หรือแบบตัวอักษรที่คลาสสิค เรียบง่าย แต่คงไว้ถึงความทันสมัย ซึ่งบัตรเชิญสามารถทำออกมาได้ในหลาย Format เช่น e-card สำหรับส่ง Email, ไฟล์ภาพเพื่อส่งทางไลน์ และแลลเป็นกระดาษ เพื่อส่งในรูปแบบของจดหมายอีกด้วย
2. โต๊ะตอนรับ – สามารถตกแต่งด้วยผ้าสีแดงขลิบทองรอบโต๊ะ และอาจจะมีดอกไว้มงคลพิธีกรบนโต๊ะ
3. จุดถ่ายภาพ – ควรเลือกสีที่ตรงกับบัตรเชิญ มีอุปกรณืตกแต่งเพิ่มเติม เช่น กองเงินกองทองของจีน โคมจีน มังกร โดยต้องดูความเหมาะสมของรายละเอียดพิธีกร เพื่อให้เหมาะสมกับผู้บริหารท่านนั้นๆด้วย
4. ของตกแต่งในงาน – ควรเลือกสีแดงทอง ทั้งของตกแต่งในงาน ของตกแต่งบนโต๊ะ ชื่องาน ชื่อเข้าของวันเกิด รวมไปถึงภาชนะอาจจะเป็นสีทอง สำหรับอาหารก็สามารถเพิ่มสัญญาลักษณ์สิริมงคลของจีนได้
5. บนเวที – ป้ายชื่องาน ซุ้มลูกโป่ง หรือของตกแต่งคุมโทนสีแดงทอง มีพิธีกรแต่งตัวสไตล์จีน มีคำกล่าว คำมงคลสไตล์จีน
6. อาหาร – อาหารฟรีสไตล์ หรืออาจจะเป็นธีมจีนก็ได้
7. เค้ก – เค้กสามมิติที่มีคอนเสป เช่น กองเงินกองทอง หรืออาจจะมีพลุกระดาษตอนที่นำเค้กมาเซอร์ไพรส์ก็ได้เหมือนกัน
8. ของขวัญ – มุมถ่ายภาพเวลามอบของขวัญก็สำคัญไม่แพ้กัน เพราะเป็นจุดถ่ายภาพที่สำคัญ บันทึกความประทับใจ ความยินดีใจงาน
9. ของชำร่วย – สไตล์จีนเลยก็ได้ หรือเป็นช็อคโกแลตรูปเหรียญทอง ส้ม และอื่นๆ
4. เลือกออร์แกไนเซอร์
เลือกออร์ไนเซอร์ให้เหมาะกับงานและจุดประสงค์ของงาน ซึ่งสามารถแบ่งบทบาทได้เป็น 3 ประเภท ดังนี้
1. One Stop Service - ทำทุกอย่างจากต้นจนปลาย คือตั้งแต่ประกอบร่างงาน คิด idea ประสานงานให้งานเกิด runคิววันงาน และรันงาน ทำทุกอย่างไปจนถึงจัดเก็บงาน ส่วนนี้เหมาะกันงานที่เกี่ยวเนื่องกับการทำงานเงินให้บริษัทหรือมีลูกค้าเข้ามาเกี่ยวข้อง เพราะการจัดงานเรามีโอกาสเพียงแค่วันเดียวและช่วงเดียวดังนั้น ทุกอย่างจะพลาดไม่ได้เลย ทุกอยากต้อง smooth ดังนั้นควรจะมี คนที่เป็นมืออาชีพจริงๆเข้ามาดูแล
2. Specialist - แบบนี้คือเป็น แบบ hybrid คือ อะไรที่บริษัทเราเก่งเราสามารถทำกันเองได้ แต่เราจะให้เค้าทำอะไรที่เราไม่เก่ง เพราะจุดที่สำคัญเราส่งให้มืออาชีพจัดการดีกว่า และส่วนเล็กๆน้อยๆ ถ้าดึงมาทำแล้วทำให้ลดค่าใช้จ่ายได้ ดึงมาทำ แต่ว่าต้องให้แน่ใจว่าจะไม่เสียเวลา จะคุ้มหากนำมาทำเองจริงๆ เพราะบางทีเวลาที่เราต้องเอไปใช้เพื่อ คุยกับลูกค้าขายของหรือว่าทำอะไรที่เป็นของบริษัทเพื่อจะหาเงินเข้าบริษัท เวลาพวกนั้น จะไม่มาเสียกันสิ่งเล็กๆน้อยๆ
3. Better Together – เป็นงานที่พนักงานร่วมกันทำ แต่ว่าใช้วิธีหา supplier เอง แล้วก็แบ่งกันประสานงาน งบก็จะน้อยลง และก็ทีมงานในบริษัทก็ทำตัวเป็น ผู้รับเหมาคือช่วยกันทำ ดังนั้นทีมเราต้องพร้อมที่จะประสานงาน ให้ช่างพิธีกร ที่มากันคนละทีม นั้นทำงานไปด้วยกันได้ เค้าจะไม่คุยกันเองเพราะเค้าไม่ได้ มาจากเจ้าเดียวกัน ดังนั้นต้องพร้อมรับมือกับตรงนี้ให้ดี ไม่อย่างนั้นจะมีโทษกันและทำงานทับเวลากันทำให้งานไม่สามารถสำเร็จไปได้
เทคนิคในการเลือกออร์แกไนเซอร์
✔ ตรงต่อเวลา
✔ มีความรับผิดชอบสูง
✔ เคมีตรงกัน ใช้ภาษาเดียวกัน สื่อสารกันเข้าใจง่าย สามารถเข้าใจการประสานงานกับคนทุกรูปแบบในองค์กร
✔ ความใจถึงงบประมาณละความต้องการที่เป็นไปได้จริง ไม่ขายของหรือขายฝันในสิ่งที่เป็นไปไม่ได้
✔ แก้ไขเหตุการณ์เฉพาะหน้าได้เก่ง มีความไวต่อสถานการณ์พิธีกร
✔ มีระบบการทำงานในรูปแบบทีมที่รัดกุม
มีข้อตกลงที่ชัดเจน และทำตามข้อตกลง
5. เก็บภาพและเก็บข้อมูล
ในโลกปัจจุบันนั้นการเก็บภาพและเก็บข้อมูลของงานเป็นสิ่งสำคัญมาก ด้วยเหตุผลหลักพิธีกรต่อไปนี้
1. เป็นที่ระลึกของงาน สามารถส่งต่อเพื่อให้พนักงาน เอาไว้ดู แล้วรู้สึกถึงความสุขที่เราผ่านมาด้วยกัน
2. และเก็บไว้เพื่อใช้ในการนำเสนอพิธีกรในอนาคต
3. เพื่อใช้ในการประเมินงาน และเป็นประโยชน์ต่อการจัดงานในอนาคต เช่น สามารถเก็บไว้เป็นไอเดีย วิเคราะห์ข้อผิดพลาด พร้อมหาทางป้องกันแก้ไขได้สำหรับงานในอนาคต
4. เก็บไว้เพื่อเป็นฐานข้อมูลเพื่อในการทำสื่อโปรโมทงานครั้งถัดไป หรือใช้ในงานการสื่อสารองค์กรพิธีกร
5. เก็บเพื่อเป็นหลักฐานทางบัญชี
การจะเก็บความทรงจำได้ดีนั้นต้องคำนึงถึงอะไรบ้าง
✔ แสงในงาน
✔ ความละเอียดของภาพ
✔ มุมมองที่จะจัดภาพได้ง่าย
✔ มุมมองที่ต้องการให้ภาพออกไป
✔ ต้องเก็บมาแล้วสามารถเรียกดูได้ เช่น เก็บแล้วเอาไปใช้ใน Social Media ของบริษัท การสื่อสารภายในองค์กรพิธีกรของบริษัท เช่น email, การติดบอร์ดประชาสัมพันธ์
ภาพที่ดีจะต้องเน้นให้สื่อสารถึงเรื่องราวพิธีกรดังนี้
✔ สื่อสารถึงชนิดของงาน
✔ สื่อสารถึงเรื่องราวที่ต้องการจะบอกเล่า ณวันงาน
✔ เหตุการรอบข้างในช่วงเวลานั้น
✔ ภาพคนหลายหลายกลุ่มและความรู้สึกของคนในงาน
✔ สำคัญที่สุด เก็บภาพที่ให้ประโยชน์ต่ออนาคตเช่น เลี้ยงพนักงาน ก็ต้องให้ดูพนักงานมีความสุข เพื่อให้พนักงานใหม่ได้เห็นถึงความหน้าอยู่ขององค์กรและรู้สึกอยากมีส่วนร่วม
